Увеличили оборот в 2,75 раза за счет построения системы
Как ни удивительно, но большой поток продаж может оказаться сложностью для бизнеса. Что делать, если заказы есть, и ты можешь брать их больше и больше, а вот исполнить обязательства становится все сложнее? Сотрудников, задач, вопросов, процессов, документов становится все больше. Привычная система, когда ты просто мог все держать под своим контролем, дает сбой.

В такой ситуации оказались Роман и Антон, владельцы компании по забивке свайного фундамента. Читайте ниже, какие инструменты помогли им не просто обеспечить исполнение обязательств, но и дали возможность вздохнуть свободнее и на волне успешного развития данного проекта, начать реализацию еще нескольких

ЗАКАЗЧИК
ООО "Фундамент Групп"
https://fundament-group.ru/
https://www.instagram.com/fundament_group/

Ниша: Забивка свайного фундамента
География: Москва и Московская область. Офис в г. Москва

Основные "болевые" точки
  • Заказы есть, можно брать еще больше, но система трещит по швам, а хаос растет быстрее прибыли
    Собственники компании умеют видеть возможности. Подключение крупного корпоративного клиента позволило обеспечить себя плотным потоком заказов, однако вместе с ростом заказов начал возрастать и хаос бессистемности. При 4 загруженных единицах техники единственный координатор всех процессов не поднимал головы с самого утра и до 9-10 вечера. На базе простаивали без проку еще 2 единицы техники, а задача стояла ввести в работу 2 дополнительных. Как ей справиться со всеми?
  • Полная зависимость от "незаменимого" сотрудника

    Круто, когда сотрудник способен удержать на своей работоспособности завал и выстоять ажиотаж, но что делать, когда нужно будет отпустить его в отпуск? Или на больничный? Или он вдруг перегорит в силу непрекращающегося завала? Ни замены, ни прописанных обязанностей, ни инструкций по его работе. Кроме того, скорость повышения оплаты, к сожалению, не всегда соразмерна увеличению эффективности работы


  • Вся информация сосредоточена в разрозненных файлах, на доске в офисе, в тетрадях и записных книжках
    Когда в работе несколько заказов, легко ориентироваться в разрозненных записях десятков журналов, но вот как только становится необходимым уследить сразу за большим количеством, начинают возникать критические ошибки. К тому же, чтобы собственнику узнать ответ на свой вопрос, его нужно сначала задать, перефокусировать сотрудника, потом подождать, пока информация будет собрана, потом проанализировать. О актуальности решений не может быть и речи
  • Постоянное "дергание" собственников по любым финансовым вопросам, даже самым мелким
    Оплатить поставщику, выдать аванс, передать наличные на оплату запчастей, понять ситуацию бригадира и помочь деньгами в счет будущей зарплаты, согласовать расход на субподрядичка на 3000 руб, посчитать сдельную зп, отправить код от банкинга и еще множество различных, крупных и мелких, вопросов по 10-20 сообщений в день сыпятся на собственника от всех сотрудников. Расчет ЗП ведется в блокноте, там же отмечаются, кому какие авансы были выданы. Истории для сравнения и отслеживания динамики по мотивации нет. Львиную долю времени собственник занимается ответами на вопросы сотрудников


Почему обратились к нам?
На тренерстве МЗС (программа Бизнес-Молодости) был запрос найти человека, который мог бы помочь с автоматизацией и систематизацией процессов в компании. Мы росли, но тот хаос, который был во всем рос еще сильнее. Тогда Влад Кушнерев поделился контактом одной девушки, как оказалось она параллельно проходила Цех и возможно могла нам помочь. Честно говоря, мы и сами не понимали, чего точно хотим, но очевидным было то, что если ничего не предпринимать, то произойдет взрыв. Решили обратиться к Наталье
Что было сделано?
Основные результаты проекта
Аудит
В течение месяца мы провели полный развернутый анализ всех бизнес-процессов Компании. После череды интервью с собственниками и всеми сотрудниками Компании, мы выявили 31 "болевую" точку и возможные пути решения. В режиме мозгового штурма мы распределили все задачи по 3 категориям важности: "срочно решить здесь и сейчас", "решать сразу после основных задач", "классно было бы когда-нибудь решить". На основе всего материала мы прописали картину того, как должна функционировать Компания, разработали первый документ "Внутренняя политика Компании", то есть описали "правила игры" в Компании и донесли до всех сотрудников
Переопределение функций
После нескольких совещаний разработали оптимальную орг.структуру и разграничили функции: ввели дополнительную единицу менеджера отдела ведения проектов, передав ему обеспечение бригад и логистику; убрали у основного сотрудника часть функций, но передали управление авансами бригад и расчета сдельной ЗП; разграничили ответственность между менеджером по продажам и отделом ведения проектов; изменили систему мотивации; создали системные тематические групповые чаты в мессенджере
Внедрение инструментов
Создали и внедрили инструменты для управления потоками информации: перенесли информацию по актуальным заказам с доски в офисе в гугл-таблицу; сделали таблицы для учета всей аналитики по заказам в режиме онлайн; написали регламенты по обмену информацией между менеджером по продажам, руководителем и менеджером отдела ведения; создали инструмент для учета выданных авансов и расчета сдельной ЗП по бригадам; разработали инструмент для учета ЗП по всем сотрудникам; внедрили ежедневную отчетность по показателям

Порядок в финансах
Ввели принцип "единого платежного дня", разработали процедуру по согласованию заявок на расходование денежных средств. Разработали перечень лимитов на расходы, в рамках которых сотрудники сами принимают решения, без согласования с собственником. Регламентировали выдачу авансов бригадам, передали учет и расчет сдельной ЗП руководителю отдела ведения. Консолидировали все финансовые вопросы в один день в неделю, высвободив время собственника
Проект внедрения и работы с процессами занял 3 месяца, по его истечении Компания смогла обрабатывать по 11 заказов одновременно вместо 4 (8 на своей технике и 3 через субподрядчиков). Оборот вырос в 2,75 раза за счет отлаживания системы процессов и найма всего одного линейного менеджера. И теперь, когда становится понятно, что система выдержит и готова к полной загрузке, можно приступать к реализации стратегии продаж, увеличивая количество заказов на постоянной основе
НАШ ГРАФИК СТАЛ СВОБОДНЕЕ НА 70%!!!
ОТЗЫВ ЗАКАЗЧИКА
ЗАПИШИСЬ на 50 минут консультации БЕСПЛАТНО
ПРЯМО СЕЙЧАС